Imagine ter um local com toda infra-estrutura para instalar sua empresa sem precisar arcar com a parte de logística. É possível chegar ao trabalho, usar o computador, telefone, acessar a internet e tomar um cafezinho sem ter que se preocupar em contratar alguém para fazer, nem com a conta do condomínio, manutenção do micro ou aluguel da sala. São os chamados escritórios virtuais, ou “virtual Office”, do inglês, serviço que surgiu no Brasil em 1992 e está cada vez mais requisitado.

A Associação Nacional dos Centros de Negócios e Escritórios Virtuais (ANCNev) tem associados espalhados pelo País. A entidade dá suporte a este segmento, que tem como principal argumento de negócios a redução dos custos. “A economia pode chegar a 60%”, assegura a diretora da Virtual Office, Mari Gradilone. Uma das pioneiras no Brasil, Mari responde pela companhia brasileira com o maior número de clientes do País.

A empresária cita pesquisa do Sebrae que revela que quase 50% das empresas fecham as portas antes de completar dois anos de atividade, e, uma das principais causas, são os altos custos de manutenção, gastos com impostos e estrutura.Este índice passa para 56,4% até o terceiro ano, e 59,9% delas não sobrevivem além do quarto ano. Entre as causas desta estatística nada alentadora estão os excessos de gastos com tributos e estrutura, que acabam comprometendo os recursos para o capital de giro do negócio.

Os serviços vão de pacotes simples, pelo preço de R$200, 00, a estruturas mais complexas, que podem chegar a R$ 3 mil. O valor varia conforme o perfil do cliente. Há pessoas que buscam apenas um endereço comercial sem a necessidade de locar a sala, solução adotada principalmente por profissionais liberais. Outros pacotes incluem a utilização da estrutura física, serviços de secretária bilíngüe e até mesmo a área contábil. “Entre as vantagens está o fato de entrar com tudo pronto, o que elimina qualquer gasto inicial”, argumenta Mari. Além disso, alega, o empresário não precisa se preocupar com a manutenção da limpeza, pagamento de contas, administração de pessoal, e tem o tempo integral para cuidar do negócio.

Segundo a ANCNev , o conceito de escritório virtual surgiu nos Estados Unidos e tinha como objetivo manter um endereço fixo, receber correspondências e anotar recados telefônicos. No entanto o aumento da procura por outros serviços terceirizados expandiu a área de atuação. Hoje, é possível alugar salas comerciais, de reunião e auditórios
e contratar uma gama de serviços.

Praticidade do sistema é o principal benefício

O Rio Grande do Sul acompanha o crescimento dos escritórios virtuais. Somente uma das prestadoras de serviços conta com quatro grandes unidades, todas com 100% de ocupação. “Começamos com 50 metros quadrados e, em função da demanda, hoje temos 1,6 mil metros quadrados”, conta o diretor da Office, Paulo Karnas.

O principal requisito de quem procura o serviço, segundo ele, é a praticidade. “O perfil de nossos clientes mudou muito nesses doze anos de mercado. Atendemos de pequenas empresas a grandes corporações”, destaca. No caso de Porto Alegre, os escritórios virtuais têm se tornado alternativa de grandes empresa que querem atuar no mercado gaúcho sem precisar montar uma estrutura para isso. “Neste caso funcionamos como uma unidade virtual”, explica. Há ainda aqueles que querem locar uma sala por pequenos espaços de tempo, seja por hora ou por dia. Outra possibilidade é o uso do espaço físico com exclusividade, com todos os serviços de apoio sem o ônus da manutenção.Em função da procura, a Office vai passar por mais uma ampliação. “Temos quatro clientes aguardando na lista de espera”, conta.

Uma das condições essenciais para o negócio ter sucesso, afirma Karnas, é oferecer endereços nobres. Os dois escritórios da Office em Porto Alegre estão nas principais avenidas. O sistema funciona como uma espécie de flat comercial, resume o presidente da ANCNev, Otávio Ventura. Segundo ele, embora tenha à disposição diversos serviços, o cliente paga apenas pelo que utiliza. “E não precisa se preocupar com o funcionário que faltou ou com a manutenção do escritório. Nós cuidamos disso”, diz. Os usuários do sistema contam que gastam até 30% a mais
de tempo sem essas preocupações.

Infra-estrutura disponível

- Ambientes mobiliados
- Suportes tecnológicos
- Apoio na montagem de apresentações
- Recepção de clientes com pessoal treinado
- Serviços de secretárias bilíngües
- Digitação e envio de cartas, textos, tabelas, fax e-mails
- Central de recados
- Pagamento de contas
- Acesso à internet banda larga
- Agendamento de compromissos
- Serviços de officeboy e motoboy
- Busca, entrega e recebimento de encomendas
- Serviços de copa